Imágen: Dreamstim.com
Los sistemas tienen entrada, procesos y salida. Para facilitar una mejor gerencia de los procesos se requiere un "mapa" que permita la explicación visual de cómo éstos fluyen y se conectan. Es conocido que el cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos y los esquemas: Un buen diagrama reemplaza con ventaja a varias páginas de texto, evitando anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.
El instrumento que muestra las relaciones entre las diferentes partes de un proceso, identificando los procedimientos, la secuencia cronológica de las operaciones que lo componen y las personas responsables e involucradas en su ejecución, es un esquema conocido como diagrama de flujo o fluxograma.
El fluxograma expresa gráficamente, por medio de símbolos, los pasos, actividades y decisiones que convierten entradas en salidas finales (productos o servicios) para un cliente específico. Es una visión panorámica que permite observar los principales rasgos de un proceso.
Se recomienda que la representación gráfica sea sintética, preferentemente en una sola hoja.
1. ÓVALO Principio y/o terminación del diagrama abre y cierra el diagrama, muestra el inicio y final de un proceso
2. RECTÁNGULO Actividad u operación del procedimiento
3. CÍRCULO Conexión dentro de un procedimiento
4. PENTÁGONO conector externo entre procedimientos
5. HOJA RECORTADA Documento
6. ROMBO Alternativa, formula una pregunta que requiere una decisión
7. FLECHAS Líneas de dirección del flujo del proceso
8. TRIÁNGULO Archivo
9. HOJA RECORTADA MÚLTIPLE Original y copias
2. RECTÁNGULO Actividad u operación del procedimiento
3. CÍRCULO Conexión dentro de un procedimiento
4. PENTÁGONO conector externo entre procedimientos
5. HOJA RECORTADA Documento
6. ROMBO Alternativa, formula una pregunta que requiere una decisión
7. FLECHAS Líneas de dirección del flujo del proceso
8. TRIÁNGULO Archivo
9. HOJA RECORTADA MÚLTIPLE Original y copias
Ventajas de los Fluxogramas:
· Con un diagrama se trabaja mucho mejor
· Los pasos pueden representarse por símbolos
· Permite la correcta identificación de actividades
· La representación gráfica facilita la comprensión del proceso
· Fácil comprensión a los que desarrollan la tarea
· Su interpretación permite simplificar su comprensión aún para personas no familiarizadas.
· Se elabora con rapidez y no requiere recursos sofisticados
· Excelente herramienta de capacitación para nuevos empleados que operaran el procedimiento · Permite la mejoría del proceso
· Identifica pasos redundantes
· Permite la eliminación de reprocesos
· Identifica los “cuellos de botella”
· Permite la visualización de actividades innecesarias
Formato para identificación preliminar del proceso
Tiene los siguientes apartados
· Nombre del proceso
· Tres columnas:
a) el recurso humano que va a participar en la operación
b) el número consecutivo de las actividades
c) la descripción de las acciones
· Nombre de la persona que elabora el diagrama
· Fecha de elaboración
· Nombre, firma y fecha de autorización
Diagrama del proceso
Hágalo amigable
No debe ser demasiado detallado
Un proceso de cerca de 10 pasos es suficiente para un diagrama
En el formato panorámico, la secuencia de las operaciones fluyen de arriba abajo y de izquierda a derecha, describiendo cada uno de los pasos decididos en la planificación del proceso.
EJEMPLO DE FLUXOGRAMA
Recordemos que aunque al Gerente le importan los procesos, se mide por resultados.
