EBG 06 DESPERDICIADORES DEL TIEMPO

DESPERDICIADORES DEL TIEMPO

El tiempo es un bien escaso y no renovable, debemos aprovecharlo a cabalidad, porque tiempo desperdiciado es tiempo perdido; la gerencia es el arte de optimizar el tiempo,  porque las oportunidades que solo se presentan una sola vez, no deben convertirse en oportunidades perdidas.


Si bien es cierto que es muy difícil lograr todo en un tiempo restringido, al menos no debemos darnos el lujo superfluo de desperdiciar el poco tiempo disponible, mezclando acciones banales con acciones útiles e importantes.

Hay elementos intrínsecos del gerente que le impiden lograr éxito en el manejo diario de los problemas, la mayoría de las causas de desperdicio se resuelven con incorporación de nuevos conocimientos, habilidad y disciplina.

Otras veces la centralización y el exceso de demandas de los subordinados o del público, gastan excesivamente el tiempo y agotan las posibilidades para decisiones oportunas, están se atenúan con delegación de acciones y la capacidad de decir no.

En el manejo del tiempo, es tan malo intentar hacer muchas cosas a la vez como dejar las cosas para después.

No debemos engañarnos con la creencia,  que el ejecutivo más agobiado de trabajo es el más eficiente; en regatear el tiempo que se requiere para asuntos difíciles; en la falacia del hombre equipo y del trabajador indispensable o bien trabajar siempre contra el tiempo con el desgaste correspondiente. En lugar de trabajar más hay que trabajar mejor.

Cualquier cosa que impida que una persona alcance sus objetivos de la manera más efectiva posible es un desperdiciador de tiempo.

Listamos algunos desperdiciadores del tiempo, posibles causas y posibles soluciones, porque la administración del tiempo se debe conceptuar como una manera de ser y una forma de vivir:

Alan Lakein propuso las siguientes seis ideas para usar con eficacia nuestro tiempo:

1. Hacer una lista de metas
2. Hacer una lista diaria de “que voy a hacer”
3. Comience a hacer la A no la C
4. Cuál es el mejor tiempo de mi tiempo, ahora
5. Manejo de papeles, tóquelos solo una vez
6. Hágalo ahora

Reflexionemos por el momento ¿Porqué nunca tenemos tiempo para hacer las cosas bien y si tenemos tiempo para hacerlas dos veces.

EBG 05 DIAGRAMACIÓN DE PROCESOS

Imágen: Dreamstim.com

Los sistemas tienen entrada, procesos y salida. Para facilitar una mejor gerencia de los procesos se requiere un "mapa" que permita la explicación visual de cómo éstos fluyen y se conectan. Es conocido que el cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos y los esquemas: Un buen diagrama reemplaza con ventaja a varias páginas de texto, evitando anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.

El instrumento que muestra las relaciones entre las diferentes partes de un proceso, identificando los procedimientos, la secuencia cronológica de las operaciones que lo componen y las personas responsables e involucradas en su ejecución, es un esquema conocido como diagrama de flujo o fluxograma.

El fluxograma expresa gráficamente, por medio de símbolos, los pasos, actividades y decisiones que convierten entradas en salidas finales (productos o servicios) para un cliente específico. Es una visión panorámica que permite observar los principales rasgos de un proceso.

Se recomienda que la representación gráfica sea sintética, preferentemente en una sola hoja.

Simbología de los fluxogramas

1. ÓVALO Principio y/o terminación del diagrama abre y cierra el diagrama, muestra el inicio y final de un proceso
2. RECTÁNGULO Actividad u operación del procedimiento
3. CÍRCULO Conexión dentro de un procedimiento
4. PENTÁGONO conector externo entre procedimientos
5. HOJA RECORTADA Documento
6. ROMBO Alternativa, formula una pregunta que requiere una decisión
7. FLECHAS Líneas de dirección del flujo del proceso
8. TRIÁNGULO Archivo
9. HOJA RECORTADA MÚLTIPLE Original y copias

Ventajas de los Fluxogramas:


· Con un diagrama se trabaja mucho mejor
· Los pasos pueden representarse por símbolos
· Permite la correcta identificación de actividades
· La representación gráfica facilita la comprensión del proceso
· Fácil comprensión a los que desarrollan la tarea
· Su interpretación permite simplificar su comprensión aún para personas no familiarizadas.
· Se elabora con rapidez y no requiere recursos sofisticados
· Excelente herramienta de capacitación para nuevos empleados que operaran el procedimiento · Permite la mejoría del proceso
· Identifica pasos redundantes
· Permite la eliminación de reprocesos
· Identifica los “cuellos de botella”
· Permite la visualización de actividades innecesarias



Formato para identificación preliminar del proceso


Tiene los siguientes apartados
· Nombre del proceso
· Tres columnas:
a) el recurso humano que va a participar en la operación
b) el número consecutivo de las actividades
c) la descripción de las acciones


· Nombre de la persona que elabora el diagrama
· Fecha de elaboración
· Nombre, firma y fecha de autorización

Diagrama del proceso

Hágalo amigable
No debe ser demasiado detallado
Un proceso de cerca de 10 pasos es suficiente para un diagrama
En el formato panorámico, la secuencia de las operaciones fluyen de arriba abajo y de izquierda a derecha, describiendo cada uno de los pasos decididos en la planificación del proceso.

EJEMPLO DE FLUXOGRAMA

Recordemos que aunque al Gerente le importan los procesos, se mide por resultados.

EBG 01 PRESENTACIÓN

Fuí gerente, ahora solo soy GERONTE.

Quiero con todo el amor, aportar alguna experiencia para que el camino de información, decisión y acción sea más fácil y comprensible, a través de algunos elementos básicos de gerencia (EBG).

Saludos cordiales a todos y con especial afecto a una persona con capacidad intelectual extraordinaria que sufre los embates, las barreras y las presiones de la gestión de los recursos humanos, materiales y financieros.

Recordemos por ahora, que un buen Gerente es aquel que hace posible lo deseable con lo disponible.

Dr. Humberto Jaime Alarid