El Gerente General ve un bosque, los Mandos Medios ven un árbol.
La supervisión, junto con el monitoreo y la evaluación, constituye el control de la gestión. Etimológicamente, supervisión se integra con las raíces súper, que significa sobre, y visum-videre, que significa ver, por tanto ver sobre, revisar o vigilar; es la inspección sobre una tarea o labor.
La Supervisión es la observación directa, simultánea a la ejecución, que permite comparar lo que se ha efectuado en relación a lo que se tiene previsto, planeado y programado; tanto en tiempo, lugar, modo, persona; como en magnitud e intensidad.
La Supervisión es un sistema técnico-administrativo de la dirección, que identifica aciertos, fallas, obstáculos u omisiones en la operación, lo que permite introducir sugerencias, correcciones y/o modificaciones oportunas, para mejorar la calidad del trabajo y por ende el logro de los objetivos. También identifica los aspectos positivos en la prestación del servicio, siendo a la vez, un canal de comunicación de desarrollo organizacional y además un proceso capacitante, pues detecta necesidades de capacitación y adiestramiento, lo que implica asesoría y enseñanza.
Los sujetos de la supervisión son dos: el supervisado y el supervisor (que con frecuencia asume el rol de supervisado). El supervisor representa al nivel jerárquico superior, por lo que debe demostrar aptitud, conocimiento, disciplina, experiencia, objetividad, sentido común, humanismo y profesionalismo, porque actúa como eslabón con el nivel operativo y es responsable de la eficiencia por ser su actividad inherente al mando y basado en la buena información.
FASES DE LA SUPERVISIÓN:
1.-PLANEACIÓN DE LA SUPERVISIÓN
Proceso intelectual de acopio de información, para saber qué se supervisará, a quién y para qué. Se programa dónde y con qué se ha de supervisar, calendarizando la fecha en que habrá de realizarse la supervisión.
2.-EJECUCIÓN DE LA SUPERVISIÓN
Es la observación específica, flexible y funcional, a través de la inspección, del sujeto a supervisar, las acciones y su entorno, así como la búsqueda intencionada de información y su registro.
3.-ANÁLISIS DE LA SUPERVISIÓN
Derivado del análisis cuidadoso y ponderado de los hallazgos de la supervisión, producto de la reflexión y análisis, se describen hechos reales, demostrables, en forma concisa clara y suficiente, comparando, en forma no prejuiciada, los registros de las cédulas de supervisión con lo esperado en las guías de supervisión, lo que permite dar un juicio de valor con lo que se llega a conclusiones.
4.-INFORME DE LA SUPERVISIÓN
Es el reporte en forma jerarquizada de los registros que señalan omisiones, desviaciones y aciertos; se proponen alternativas de solución (en conjunto con el supervisado), se identifican responsables para las correcciones y se fijan, previo acuerdo, los plazos perentorios para llegar a las soluciones deseadas.
El informe (tan complejo como deba ser y tan sencillo como se pueda), se entregará con la oportunidad debida y se hará llegar a todos los involucrados. Deberá ser claro, y conciso y suficiente; describiendo hechos reales y demostrables (y de ninguna manera impresiones, sensaciones o prejuicios).
5.- VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS DE LA SUPERVISIÓN
Esta fase cierra el ciclo de la supervisión, con el seguimiento que comprueba el grado de cumplimiento de las sugerencias o recomendaciones.
TIPOS DE SUPERVISIÓN:
La supervisión puede ser formal o rutinaria (ordinaria, lineal y universal), por muestreo o selectiva (realizada por el Staff o Estado Mayor), pudiendo ser ordinaria o extraordinaria; en tanto que es supervisión especial cuando se efectúa por órganos habitualmente no supervisores (sobre aspectos muy específicos).
CLASIFICACIÓN DE LA SUPERVISIÓN:
a) De acuerdo al método, la supervisión es directa cuando se observan a los individuos en sus áreas operativas e indirecta.
b) Por el nivel jerárquico, se considera lineal a la que se efectúa de un nivel superior al inmediato inferior, y de Staff o de Estado mayor la que se realiza por los órganos superiores y es dirigida a una distancia mínima de dos niveles jerárquicos inferiores.
c) En cuanto a la periodicidad se califica como ordinaria a aquella que se realiza conforme a programa o calendario, y extraordinaria cuando se lleva a cabo derivada de una necesidad urgente o un incidente crítico.
d) A la que abarca el total de los elementos de la estructura se le clasifica como universal, y es selectiva cuando por muestreo, solo se selecciona un elemento de la organización.
LINEAMIENTOS GENERALES DE LA SUPERVISIÓN:
1.-Los supervisores deben tener asignada un área de responsabilidad específica en la cual sea considerada como experto y por su talento, goce del respeto técnico del grupo supervisado.
2.-El supervisor debe dedicar el tiempo suficiente y necesario para la revisión de toda la información referente al área a supervisar.
3.- El supervisor trabajo con un calendario conocido por toda la organización, evita las “supervisiones sorpresa” de tipo punitivo.
4.- En el caso de organizaciones complejas, se recomienda la supervisión grupal, multidisciplinaria e integral.
5.-Además de la preparación técnica el supervisor debe tener entre otras habilidades, carácter, liderazgo y autoridad
Recordemos por ahora que: “Orden dada y no supervisada, es igual a orden no dada”.
