miércoles, 6 de junio de 2012

EBG 08 DIRECCIÓN




¿Qué les parece el refrán militar “El que manda, manda y si se equivoca: vuelve a mandar”? 

Etimológicamente, la palabra dirección deriva del prefijo intensivo DI y del sánscrito RAJ (Riere), que significa preeminencia o gobernar. Conceptualmente dirección es la cuarta etapa del proceso administrativo, mediante la cual el  líder conduce al grupo a la consecución de los objetivos, aplicando los conocimientos en la toma de decisiones. La dirección es la parte esencial y central de la administración, a la cual deben subordinarse en forma ordenada la planeación y la organización, en beneficio de la mejor ejecución.

Sus elementos básicos son la autoridad y la coordinación; los medios fundamentales son la delegación y la supervisión y por su naturaleza interpersonal, durante su ejercicio se generan procesos psicosociales tales como motivación, comunicación, liderazgo, toma de decisiones y manejos de conflictos.

La autoridad formal es la facultad legal del directivo para dar órdenes y la obligatoriedad de los subordinados para obedecerlas.

La dirección une lo legítimo y lo creador, así como la ciencia y el arte de lo objetivo y lo subjetivo. El directivo aplica las leyes, pero también la intuición, los principios técnicos y la creatividad personal; los procedimientos normativos y las enseñanzas derivadas de la experiencia; los métodos cuantitativos y los cualitativos; la  teoría y la práctica; las mediciones y la apreciación, la generalización y la particularización; la tipificación y la iniciativa. Dirigir implica mandar, influir y motivar.

Cuando el superior jerárquico concede autoridad y transmite responsabilidad está delegando, ya sea en forma general otorgando amplias facultades para todas las funciones o bien en forma específica cuando se limita a determinada actividad o aspecto.

Parte esencial de lo subjetivo de la dirección es el estilo, que puede ser concreto, reconocible, aislable y fuente de éxitos y fracasos. Cada dirigente imprime a su trabajo una manera de guiar y conducir, una forma específica  de vincular la teoría con la práctica y una mayor o menor capacidad creadora como directivo.

De acuerdo con la teoría X-Y de Douglas Mc Gregor, existen dos tipos de individuos: los que deben ser obligados a trabajar (X) y los que pueden ser conducidos en el trabajo (Y). Los X, la mayoría, no les gusta el trabajo, evitan el esfuerzo, no asumen responsabilidades, son pasivos,  y es necesario que estén vigiladas y controladas para lograr los objetivos. Los Y son personas que disfrutan de su trabajo (quizá piensan que no sería necesario que les pagaran), buscan responsabilidades, tienen muy buen desempeño, son creativos y se muestran críticos en sus labores.

William Ouchi, presenta la teoría Z para contrastar la teoría X-Y, sugiriendo que los individuos no disocian su condición de seres humanos de la condición de empleados, por lo que la humanización a la vez que incrementa la productividad, aumenta la autoestima.

Sus tres principios básicos son la confianza, la atención a las relaciones humanas y las relaciones sociales estrechas. Toma la productividad como una cuestión de organización social, se basa en la gestión humana, bajo el patrón cultural y social de su entorno, porque la dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y consecuentemente en la productividad.

Entre los principios de la dirección se encuentran: La armonía del objetivo del dirigente con el objetivo general de la organización; impersonalidad del mando ya que el ejercicio de la autoridad depende de las necesidades institucionales; supervisión directa en donde el dirigente apoya e informa a sus subordinados durante la ejecución de los planes a fin de facilitar los logros; el principio de la vía jerárquica respetando los canales de información establecidos; de la resolución del conflicto, interviniendo precozmente cuando aparezca y surja un conflicto, aprovechando el mismo para visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

Finalmente es muy importante recordar que el hecho más cotidiano del directivo es la toma de decisiones, tema que merece un espacio específico, que abordaré  en el futuro.

martes, 8 de mayo de 2012

EBG 07 ORGANIZACIÓN




“La diferencia entre una casa y un montón de piedras es la organización”

ORGANIZACIÓN (del griego organon: instrumento)

Organización es el ordenamiento  espacial o temporal de una estructura física o mental, en un proceso de componentes comunicados, con funciones específicas y complementarias, cuyas actividades coordinadas, permiten el logro de metas y objetivos predeterminados.

PRINCIPIOS:

·  DIVISIÓN DEL TRABAJO.- Especialización y departamentalización, en actividades concretas con relación lógica de funciones y precisión de actividades con delegación de autoridad y responsabilidad.

·       UNIDAD DE MANDO.-Para cada función, un solo jefe; uniformidad de acción y obligatoriedad de reportar.

·         ARMONIZACIÓN.-Complementariedad, sincronía, oportunidad, interacción y congruencia.

·    EQUILIBRIO AUTORIDAD/RESPONSABILIDAD.- La autoridad va de arriba abajo y la responsabilidad de abajo hacia arriba.

·    RELACIÓN DIRECCIÓN CONTROL.-A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de un control.

ELEMENTOS:

Unidad funcional de partes diversas, pero complementarias; coordinadas con un fin común e idéntico.

PASOS.- Estructuración o construcción; operación o funcionamiento:
·         Ordenamiento
·         Agrupación
·         Jerarquización
·         Funciones
·         Comunicación

TIPOS DE ORGANIZACIÓN:
a)      Organización formal.-Aquella que establece relaciones de autoridad encaminadas a la coordinación estructural  por medio de la cual se logra cohesión y asignación de tareas específicas. Estructuralmente se identifican funciones, jerarquías y actividades. Tiene como propósito la consecución de los objetivos con el mínimo esfuerzo, evitando duplicidades, gracias a la asignación precisa de autoridad y responsabilidad, así como comunicación adecuada.

b)      Organización informal.-Redes de alianzas y esferas de influencia que constituyen una estructura social espontánea como resultante de las reacciones individuales y colectivas ante la organización formal.

PATRÓN DE ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN:
a)      Red Sociométrica.- Juego de relaciones de carácter social, debidas a sentimientos de atracción y repulsión:
·         Relaciones prescritas=Organización oficial o formal
·         Relaciones percibidas= interpretación de la organización oficial
·         Relaciones reales= Interacciones de hecho
·         Relaciones deseadas= Preferencia de Interacciones
·         Relaciones Rechazadas= Interacciones no deseadas

TIPOLOGÍA DE LAS ORGANIZACIONES:

a)      LINEAL O MILITAR.- Concentra el mando;  la autoridad y la responsabilidad correlativas se transmiten integralmente por una sola línea para cada persona o grupo, obedece a un solo jefe.
Ventajas: Es sencilla y clara, no hay conflicto de autoridad ni fuga de responsabilidades; rapidez de acción, firme disciplina; fácil y útil en la pequeña empresa.
Desventajas: No hay flexibilidad, el jefe es indispensable, pero puede no estar capacitado para manejar todos los aspectos que debe coordinar, propicia la arbitrariedad, el jefe atiende casos urgentes y no importantes

b)      ORGANIZACIÓN DE LÍNEA Y ASESORÍA O PLANA MAYOR.- Cada uno de los trabajadores rinde a un solo supervisor existiendo especialistas que hacen las veces de asesores de la dirección, pero no pueden dar órdenes.
Ventajas: Conserva la autoridad y responsabilidad de un solo jefe para cada función. La autoridad de línea recibe asesoramiento de un cuerpo de especialistas. Consigue una división satisfactoria del trabajo sin sacrificar personal en control. Mayor flexibilidad en la organización.
Desventajas: Pueden provocar fricciones y resentimientos. Los componentes de la división lineal eluden responsabilidades.

c)  ORGANIZACIÓN DE COMITÉS O CONSEJOS.-Comparte el mando, las disposiciones se someten al acuerdo de un grupo que comparten la responsabilidad de las órdenes que se dictan por mayoría: COMITÉ DIRECTIVO.- Estudia y resuelve los problemas de acuerdo con sus estatutos; COMITÉ EJECUTIVO.-Cuerpo nombrado por el Comité directivo para realizar los acuerdos que tomó, COMITÉ DE VIGILANCIA.-Cuerpo de confianza que verifica e inspecciona a los funcionarios; COMITÉ CONSULTIVO.- Cuerpo de técnicos-especialistas que emiten dictámenes sobre los asuntos que le son consultados por Jefes, Autoridad o Consejos Directivos. No tienen responsabilidades en las decisiones que toman los directivos; COMITÉ DELIBERATIVO.- Limita la autoridad de algún funcionario en algún tipo de actividades que deben ser resueltas por mayoría de votos.
Ventajas: Permite la participación en las decisiones, evita  el elemento personal.                             Desventajas: Tardan más tiempo en tomar decisiones.
ORGANIGRAMAS.- La organización generalmente se representa con cartas de organización u organigramas que representan las funciones, el ordenamiento, los niveles jerárquicos, canales de comunicación y líneas de autoridad.
Como complemento de los organigramas deben elaborarse los respectivos manuales de organización.

jueves, 12 de abril de 2012

EBG 10 SUPERVISIÓN



El Gerente General ve un bosque, los Mandos Medios ven un árbol.

La supervisión, junto con el monitoreo y la evaluación, constituye el control de la gestión. Etimológicamente, supervisión se integra con las raíces súper, que significa sobre, y visum-videre, que significa ver, por tanto ver sobre, revisar o vigilar; es la inspección sobre una tarea o labor.
La Supervisión es la observación directa, simultánea a la ejecución, que permite comparar lo que se ha efectuado en relación a lo que se tiene previsto, planeado y programado; tanto en tiempo, lugar, modo, persona; como en magnitud e intensidad.
La Supervisión es un sistema técnico-administrativo de la dirección, que identifica aciertos, fallas, obstáculos u omisiones en la operación, lo que permite introducir sugerencias, correcciones y/o modificaciones oportunas, para mejorar la calidad del trabajo y por ende el logro de los objetivos. También identifica los aspectos positivos en la prestación del servicio, siendo a la vez, un canal de comunicación de desarrollo organizacional y además un proceso capacitante, pues detecta necesidades de capacitación y adiestramiento, lo que implica asesoría y enseñanza.
Los sujetos de la supervisión son dos: el supervisado y el supervisor (que con frecuencia asume el rol de supervisado). El supervisor representa al nivel jerárquico superior, por lo que debe demostrar aptitud, conocimiento, disciplina, experiencia, objetividad, sentido común, humanismo y profesionalismo, porque actúa como eslabón con el nivel operativo y es responsable de la eficiencia por ser su actividad inherente al mando y basado en la buena información.

FASES DE LA SUPERVISIÓN:
1.-PLANEACIÓN DE LA SUPERVISIÓN
Proceso intelectual de acopio de información, para saber qué se supervisará, a quién y para qué. Se programa dónde y con qué se ha de supervisar, calendarizando la fecha en que habrá de realizarse la supervisión.
2.-EJECUCIÓN DE LA SUPERVISIÓN
Es la observación específica, flexible y funcional, a través de la inspección, del sujeto a supervisar, las acciones y su entorno, así como la búsqueda intencionada de información y su registro.
3.-ANÁLISIS DE LA SUPERVISIÓN
Derivado del análisis cuidadoso y ponderado de los hallazgos de la supervisión, producto de la reflexión y análisis, se describen hechos reales, demostrables, en forma concisa clara y suficiente, comparando, en forma no prejuiciada, los registros de las cédulas de supervisión con lo esperado en las guías de supervisión, lo que permite dar un juicio de valor con lo que se llega a conclusiones.
4.-INFORME DE LA SUPERVISIÓN
Es el reporte en forma jerarquizada de los registros que señalan omisiones, desviaciones y aciertos; se proponen alternativas de solución (en conjunto con el supervisado), se identifican responsables para las correcciones y se fijan, previo acuerdo, los plazos perentorios para llegar a las soluciones deseadas.
El informe (tan complejo como deba ser y tan sencillo como se pueda), se entregará con la oportunidad debida y se hará llegar a todos los involucrados.  Deberá ser claro, y conciso y suficiente; describiendo hechos reales y demostrables (y de ninguna manera impresiones, sensaciones o prejuicios).
5.- VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS DE LA SUPERVISIÓN
Esta fase cierra el ciclo de la supervisión, con el seguimiento que comprueba el grado de cumplimiento de las sugerencias o recomendaciones.
TIPOS DE SUPERVISIÓN:
La supervisión puede ser formal o rutinaria (ordinaria, lineal y universal), por muestreo o selectiva (realizada por el Staff o Estado Mayor), pudiendo ser ordinaria o extraordinaria; en tanto que es supervisión especial cuando se efectúa por órganos habitualmente no supervisores (sobre aspectos muy específicos).
CLASIFICACIÓN DE LA SUPERVISIÓN:
a)      De acuerdo al método, la supervisión es directa cuando se observan a los individuos en sus áreas operativas e indirecta.
b)      Por el nivel jerárquico, se considera lineal a la que se efectúa de un nivel superior al inmediato inferior, y de Staff o de Estado mayor la que se realiza por los órganos superiores y es dirigida a una distancia mínima de dos niveles jerárquicos inferiores.

c)      En cuanto a la periodicidad se califica como ordinaria a aquella que se realiza conforme a programa o calendario, y extraordinaria cuando se lleva a cabo derivada de una necesidad urgente o un incidente crítico.
d)      A la que abarca el total de los elementos de la estructura se le clasifica como universal, y es selectiva cuando por muestreo, solo se selecciona un elemento de la organización.
LINEAMIENTOS GENERALES DE LA SUPERVISIÓN:
1.-Los supervisores deben tener asignada un área de responsabilidad específica en la cual sea considerada como experto y por su talento, goce del respeto técnico del grupo supervisado.
2.-El supervisor debe dedicar el tiempo suficiente y necesario para la revisión de toda la información referente al área a supervisar.
3.- El supervisor trabajo con un calendario conocido por toda la organización, evita las “supervisiones sorpresa” de tipo punitivo.
4.- En el caso de organizaciones complejas, se recomienda la supervisión grupal, multidisciplinaria e integral.
5.-Además de la preparación técnica el supervisor debe tener entre otras habilidades, carácter, liderazgo y autoridad
 Recordemos por ahora que: “Orden dada y no supervisada, es igual a orden no dada”.

miércoles, 1 de febrero de 2012

EBG 09 ESTILOS BÁSICOS DE DIRECCIÓN

Dirección deriva del prefijo intensivo DI y del sánscrito RAJ, preeminencia, gobernador. Es la cuarta etapa del proceso administrativo, mediante el cual el líder conduce al grupo a la consecución de los objetivos.


La Dirección es la unidad de los legítimo y lo creador, de la ciencia y el arte, de lo objetivo y de lo subjetivo.


Todo mundo puede ser alguna vez director, pero no todos lo van a hacer bien, de hecho dirigir tienen un encanto que subyuga, pero también es fuente inagotable de problemas e ingratitudes.

No estaba muy alejado de la razón aquel que expresaba que para dirigir “se necesita tener un error congénito del metabolismo”.

Sus elementos básicos son la Autoridad y la Coordinación; sus medios fundamentales la Delegación y la Supervisión. La Delegación es un mecanismo mediante el cual un superior jerárquico concede autoridad y transmite responsabilidad; puede ser una delegación general en la que se otorgan amplias facultades para todas las funciones que desempeñan un área específica, o bien ser específica, limitada a determinada actividad o aspecto.

Por su naturaleza interpersonal, durante el ejercicio de la dirección se generan los procesos sociales de Motivación, Comunicación, Liderazgo, Toma de Decisiones y Manejo de Conflictos.

Cada líder tiene un estilo peculiar para dirigir, el estilo forma parte de lo subjetivo de la dirección, es una forma personal que el dirigente imprime a su trabajo, a su manera de guiar y conducir a los subordinados al logro de metas y objetivos. El estilo de cada dirigente es reconocible por la forma como vincula la teoría con la práctica y refleja su mayor o menor capacidad creadora.

Hay líderes que por su naturaleza orientan todo su esfuerzo a la tarea, al trabajo (dedicados), ellos inician, organizan y dirigen; otros por el contrario se inclinan más hacia las relaciones sociales (relacionados), se supone que escuchan, confían y motivan. Los hay que dedican su energía en ambos sentidos (integrado) por tanto dirigen y motivan a su equipo de trabajo obteniendo el mayor rendimiento y la mejor productividad; pero no faltan los que ni se relacionan adecuadamente, ni cumplen eficientemente con su tarea (separados), obteniendo de sus colaboradores tan solo ineficiencia e inconformidad.

En los países socialistas de América tenían la ocurrencia de clasificar a los dirigentes en tres categorías de estilo: Directivo, Camaraderil y Tolerante, como si por esos lares tuvieran la libertad de escoger algún estilo que contrariara al axioma “el jefe tiene siempre la razón”.


ESTILOS BÁSICOS DE DIRECCIÓN

AUTOCRÁTICO
Ordena y manda, exige obediencia absoluta, decide cual alternativa se llevará a cabo, es restrictivo, casi anula la participación porque solo confía en su capacidad pero desconfía de los demás, por tanto no delega porque teme perder el poder. Si además es tecnócrata basa su jerarquía en una supuesta superioridad técnica.

DEMOCRÁTICO
Valora las ideas e iniciativas del grupo, siempre busca el consenso, consulta antes de decidir lo que ocasiona que se posterguen incluso las decisiones importantes, teme influirse por la emoción y caer en la rutina. Puede llegar a ser permisivo en su esfuerzo por parecer al grupo, amistoso y accesible.

ANÁRQUICO
Se basa en el Laissez-faire (expresión francesa que significa dejad hacer, dejad pasar), no interviene por iniciativa propia, incluso decide no decidir. Es pasivo, desertor, se torna protector del grupo, comprende sus deficiencias y tolera ciertas libertades. Es inseguro, no asume ninguna responsabilidad, le interesa la armonía grupal y teme enfrentarse al conflicto.

BUROCRÁTICO
Metódico, emplea exageradamente el formulismo, trabaja acompañado “del librito” pues toma las decisiones siempre basado en la autoridad indiscutible de la norma. Le importa más el proceso que el resultado y teme incomodar a sus jefes. En realidad es un autócrata benévolo que ofrece soluciones complejas a problemas simples.

En síntesis: “El estilo de dirección corresponde a la naturaleza del carácter y del temperamento de las personas y es fuente inequívoca de éxitos o fracasos”.